Кажется, в современном социуме уже нету людей, не знающих, что такое презентация. Каждому из нас приходилось представлять результаты какого-то труда в форме презентации хоть раз. Сам термин – очень широк, он покрывает собой как важные публичные выступления перед аудиторией, так и рабочие отчеты на сложную тему: первые ставят за цель убедить в чем-то реципиента, эмоционально на него повлиять. Тогда как вторые – инструмент для сообщения зрителю серьезных фактов. Очень часто второй вид презентаций используют сотрудники компаний: отчитываются о выполненном задании, рассказывают о новой идее, обнародуют статистические данные и проч.
Отчетные и статистические презентации: зачем они нужны
Статистическая и отчетная презентация чаще всего являются локальным продуктом, для использования внутри компании или производства. К ним относятся не так серьезно, как к публичным выступлениям. Как правило, в компаниях принято считать, что рабочую презентацию (статистическую или отчетную) может выполнить каждый сотрудник. Поэтому к процессу ее создания относятся не слишком тщательно. А зря – ведь именно такая презентация может стать переломным моментом в карьере рядового сотрудника, удивив руководителя и дав ему понять, что этот человек стоит намного большего. Грамотное представление результатов труда иногда может произвести намного больший фурор, чем сами результаты – это история нам доказывала не единожды.
Секреты создания отчетных и статистических презентаций
Итак, сделать грамотную, эффектную и впечатляющую презентацию под силу далеко не каждому. В чем же секрет этого дела? Очень часто в интернете можно встретить статьи, которые якобы раскрывают все секреты создания успешных презентаций. Но на самом деле никакого «секрета» нет, есть только перечень рекомендаций. Эти правила выработаны с годами и основаны на анализе наиболее удачных презентаций. Нужно понимать, что использование любых рекомендаций не принесет гарантированного успеха, если автор работы не проникся темой, не изучил ее досконально и не придумал канву, по которой будет идти слайд-шоу (или видео). Главное – ваш подход: если он предполагает, что презентация – это просто набор картинок и текста, то такой отчет обречен на провал. В лучшем случае – вас вежливо выслушают и забудут о чем шла речь, едва выйдя из комнаты. Отчетные и статистические презентации – это продукты, балансирующие между логикой и креативом. Нельзя просто выложить ворох цифр и графиков надеясь на то, что они сами по себе заинтересуют реципиента. Какой бы сложной и скучной ни была тема, способ подачи и оформление должно служить тем «мостиком», который увлечет слушателя за собой и заставит его погрузиться в ваш отчет полностью, со всем возможным вниманием. Какие же все-таки существую рекомендации тем, кто стремится создать эффективную, интересную, убедительную и запоминающуюся презентацию для отчета или представления статистических данных?
- Не используйте стандартные шаблоны (если только в компании не предусмотрен единый корпоративный стиль презентаций, обязательный для всех). Найдите и придерживайтесь собственного стиля, ведь наличие заезженного шаблона в вашей презентации натолкнет руководителя на мысль, что вы ленивы и лишены фантазии, раз пользуетесь чужим, а не создаете свое.
- Продумайте структуру своей презентации до мелочей. Рабочий отчет – это не повод говорить путанно, от одной мысли метаться к другой и «наваливать» все в кучу.
- Редактируйте текст до тех пор, пока он не станет ясным, четким и простым. Главный враг презентации – это излишки. Слишком много «воды» в тексте, чересчур много цифр, слишком много всего…
- Конечно же, в статистических и отчетных презентациях цифр много по умолчанию. Чтобы они не слились в одну сплошную карусель, все данные нужно структурировать и правильно подать: в виде графиков, моделей, рисунков, инфографики и проч.
- Выделяйте главное визуально. И вообще, постарайтесь визуализировать информацию по максимуму – для этого и нужна презентация.
- Уделите внимание иллюстрациям: проверьте, читаются ли форматы на разных устройствах, убедитесь, что все они качественные. Недопустимо, чтобы во время просмотра какой-то снимок «расползся» на экране пикселями. Много «очков» презентации добавляют уникальные изображения – собственные фотографии или рисунки, касающиеся темы отчета.
- Помните о стиле. Пусть вы не дизайнер, но презентация должна быть привлекательной визуально. Избегайте ярких и глупых надписей, разноцветных «детских» фонов и проч. Выберите один (!) шрифт, и пару гармоничных оттенков, которые будете использовать на всех слайдах. Особое внимание уделите читабельности текста – нельзя размещать на слайде огромные «полотнища» из букв, которые невозможно прочитать с экрана.
- Помните о заголовках – в них должна отображаться главная мысль. Чтобы понять, как сформулировать заголовок, задайте сами себе вопрос: «о чем я хочу рассказать? Какой результат моей речи?». Это поможет выделить важное и отсечь второстепенное. Таким же принципом вопроса самому себе можно пользоваться и для создания главного (первого) слайда.