Кажется, в современном мире уже нет людей, не знающих, что такое презентация. Каждому из нас приходилось представлять результаты какого-то труда в форме презентации хоть раз. Сам термин – очень широк, он покрывает собой как важные публичные выступления перед аудиторией, так и рабочие отчёты на сложную тему. Первые ставят за цель убедить в чем-то аудиторию, эмоционально на неё повлиять. Тогда как вторые – инструмент для сообщения зрителю серьезных фактов. Очень часто второй вид презентаций используют сотрудники компаний: отчитываются о выполненном задании, рассказывают о новой идее, обнародуют статистические данные и проч.
Отчётные и статистические презентации: зачем они нужны
Статистическая и отчётная презентация чаще всего являются локальным продуктом, для использования внутри компании или производства. К ним относятся не так серьезно, как к публичным выступлениям. Как правило, в компаниях принято считать, что рабочую презентацию может выполнить каждый сотрудник. Поэтому к процессу ее создания относятся не слишком тщательно. А зря – ведь именно такая презентация может стать переломным моментом в карьере рядового сотрудника, удивив руководителя и дав ему понять, что этот человек стоит намного большего. Грамотное представление результатов труда иногда может произвести намного больший фурор, чем сами результаты – это история нам доказывала не единожды.
Секреты создания отчётных и статистических презентаций
Итак, сделать грамотную, эффектную и впечатляющую презентацию под силу далеко не каждому. В чем же секрет этого дела? Очень часто в интернете можно встретить статьи, которые якобы раскрывают все секреты создания успешных презентаций. Но на самом деле никакого «секрета» нет, есть только перечень рекомендаций. Эти правила выработаны с годами и основаны на анализе наиболее удачных презентаций. Нужно понимать, что использование любых рекомендаций не принесет гарантированного успеха, если автор работы не проникся темой, не изучил ее досконально и не придумал канву, по которой будет идти слайд-шоу (или видео).
Главное – ваш подход: если он предполагает, что презентация – это просто набор картинок и текста, то такой отчёт обречен на провал. В лучшем случае – вас вежливо выслушают и забудут о чем шла речь, едва выйдя из комнаты.
Отчётные и статистические презентации – это продукты, балансирующие между логикой и креативом. Нельзя просто выложить ворох цифр и графиков надеясь на то, что они сами по себе заинтересуют слушателя. Какой бы сложной и скучной ни была тема, способ подачи и оформление должно служить тем «мостиком», который увлечет слушателя за собой и заставит его погрузиться в ваш отчёт полностью, со всем возможным вниманием. Какие же все-таки существую рекомендации тем, кто стремится создать эффективную, интересную, убедительную и запоминающуюся презентацию для отчёта или представления статистических данных?
- Не ограничивайтесь стандартными шаблонами. Готовые шаблоны могут быть хорошей основой, особенно если в компании есть корпоративный стиль. Однако важно адаптировать шаблон под задачу презентации: продумать структуру, иерархию информации и визуальные акценты, чтобы отчёт был понятным, аккуратным и не выглядел формальным «для галочки».
- Продумайте структуру своей презентации до мелочей. Рабочий отчёт – это не повод говорить путанно, от одной мысли метаться к другой и «наваливать» все в кучу.
- Редактируйте текст до тех пор, пока он не станет ясным, четким и простым. Главный враг презентации – это излишки. Слишком много «воды» в тексте, чересчур много цифр, слишком много всего.
- Конечно же, в статистических и отчётных презентациях цифр много по умолчанию. Чтобы они не слились в одну сплошную карусель, все данные нужно структурировать и правильно подать: в виде графиков, моделей, рисунков, инфографики и проч.
- Выделяйте главное визуально. И вообще, постарайтесь визуализировать информацию по максимуму – для этого и нужна презентация.
- Уделите внимание иллюстрациям: проверьте, читаются ли форматы на разных устройствах, убедитесь, что все они качественные. Недопустимо, чтобы во время просмотра какой-то снимок «расползся» на экране пикселями. Много «очков» презентации добавляют уникальные изображения – собственные фотографии или рисунки, касающиеся темы отчёта.
- Помните о стиле. Пусть вы не дизайнер, но презентация должна быть привлекательной визуально. Избегайте ярких и глупых надписей, разноцветных «детских» фонов и проч.
- Следите за типографикой. Для отчётных и статистических презентаций достаточно использовать один–два шрифта: отдельный — для заголовков и отдельный — для основного текста. Важно соблюдать единый стиль, хорошую читабельность и не перегружать слайды декоративными шрифтами.
- Помните о заголовках – в них должна отображаться главная мысль. Чтобы понять, как сформулировать заголовок, задайте сами себе вопрос: «о чем я хочу рассказать? Какой результат моей речи?». Это поможет выделить важное и отсечь второстепенное. Таким же принципом вопроса самому себе можно пользоваться и для создания главного (первого) слайда.
Эти рекомендации помогут структурировать отчёт или статистическую презентацию и донести ключевые выводы до коллег и руководства. Если же требуется более глубокая проработка — с понятной логикой, аккуратным визуалом и фокусом на результат, — разработку презентации можно доверить специалистам.
