Те, кому не понаслышке знакомо ремесло спикера, кто провел не одну бессонную ночь, корпя над созданием слайдов, ломая голову над оформлением тезисов, подбирая лучшие цветовые решения и самые гладко выбритые анекдоты, давно знакомы с программой Microsoft PowerPoint. Но если у вас еще все впереди и шеф только сейчас «напряг» первым в вашей жизни выступлением на конференции, самое время познакомиться с палочкой-выручалочкой всех ораторов. Из этого материала вы узнаете о функциях, которые доступны бесплатно в PowerPoint.
Главное окно
Интерфейс типичен для программ пакета Microsoft Office, который легко запомнить. В верхней части вы найдете строку заголовка, в правом углу которой расположены кнопки управления, позволяющие свернуть, развернуть/восстановить и закрыть окно приложения. Чуть ниже находится строка меню. Под ней – кнопки панели инструментов. При работе в обычном режиме слева расположен список слайдов, повторяющих содержание презентации. Это позволяет менять порядок, добавлять новые и удалять лишние страницы. Большую часть места занимает поле для создания и редактирования слайда.
Именно на этом поле отображается внешний вид слайда, здесь можно редактировать текст и графику. Справа от него находится область задач, основное предназначение которой – быстрый доступ к инструментам программы. Они помогают создавать новую презентацию, изменять оформление слайдов, редактировать анимационные эффекты и иллюстрации. В нижней части окна есть место для заметок. Заметки не отображаются в режиме показа слайдов, внесение информации в это поле не обязательно. Под списком слайдов есть кнопки переключения режимов.
Режимы
Программа поддерживает несколько видов работы над презентацией, выбор зависит от того, хотите вы заняться текстами, дизайном, настроить заметки, или – посмотреть работу, которая получилась в итоге.
Режим слайдов (Slide View) наиболее удобен, когда вы работаете с каждым слайдом по отдельности. Здесь можно составлять и редактировать текст, вставлять графические объекты, диаграммы и таблицы, а еще – дополнить страницу собственным фоном и текстовыми комментариями.
Режим сортировщика слайдов (Slide Sorter View) поможет переставить страницы местами и установить длительность их пребывания на экране.
Миниатюрные копии слайдов отображаются рядами в окне просмотра. Преимущество этого режима в том, что пользователь может проследить влияние любого общего параметра, например, оформления фона или цветовой схемы на вид презентации в целом. Изменить конкретные страницы не удастся, зато можно дублировать удачные или удалить лишние. Этот режим поможет проверить инфографику или наличие грубых ошибок в представлении информации, и изменить эффекты, которые видны при переходе одного слайда в другой.
Режим чтения (Outline View). Информационный режим. Подходит только для работы над тезисами презентации. Можно просмотреть заголовки слайдов, весь текст, их смыслы и структуру. При этом вы не отвлекаетесь на детали оформления.
В режиме показа слайдов (SlideShow) нельзя редактировать информацию, зато можно посмотреть, как именно презентацию увидит аудитория. Демонстрация выполняется точно так, как пройдет показ готовой работы - с использованием тех переходов, анимации, специальных эффектов, которые вы выбрали.
Режим заметок (Notes Page View) предназначен для создания страниц с пояснениями, которые можно использовать во время презентации или в качестве раздаточного материала. Уменьшенная копия слайда находится в верхней части страницы, а нижнюю, свободную часть, можно оформить текстовым материалом.
Работа со слайдами
Основу интерфейса MicrosoftPowerPoint составляет набор команд, доступ к которым возможен через строки различных меню или кнопки вызова на панели инструментов. Для работы над презентацией наиболее интересен пункт «Показ слайдов». Команды этого меню предназначены для настройки анимационных и звуковых эффектов, сопровождающих показ слайдов. В последней версии программы их расположение в меню поменялось,но они сами сохранились.
Список команд:
«Начать показ» запускает слайды презентации на экране.
«Настройка времени» выводит на экран панель, с помощью которой можно настроить время нахождения слайда на экране.
«Звукозапись» выводит окно диалога для записи звукового сопровождения презентации.
«Прямое вещание» дает возможность показывать презентацию по сети.
«Настройка презентации» выводит на экран диалоговое окно для установки параметров появления слайдов на экране.
«Управляющие кнопки» вызывает дополнительное меню с кнопками, которые можно поместить на слайд для управления показом презентации.
«Настройка действия» помогает настроить мышь.
«Встроенная анимация» позволяет применять к выделенному объекту анимационные эффекты.
«Настройка анимации» предназначена для изменения настроек.
«Просмотр анимации» включает режим демонстрации анимационного эффекта того или иного объекта.
«Смена слайдов» вызывает диалоговое окно для настройки звуковых и анимационных эффектов, которыми сопровождается смена страниц.
«Скрыть слайд» существует для возможности скрыть конкретный слайд во время демонстрации презентации. Это позволяет быстро редактировать выступление при создании докладов сразу для нескольких аудиторий, адаптируя его к интересам публики и требованиям регламента при создании бизнес-презентации.
«Произвольный показ» задает режим показа слайдов, составляющих презентацию в произвольном порядке.
Лайфхаки и полезные функции
Напоследок ловите пару советов, которые сделают вашу работу в PowerPoint быстрее, проще и удобнее.
Единый образец
Перед началом работы над презентацией создайте образец слайда (Вид -> Образец слайдов). Так, вы получите не только одинаковый на всех страницах фон, но и единый шрифт, размер текста и его положение на странице, вплоть до финального слайда.
Клавиши курсора
Выделенный объект (автофигуру, фотографию, текстовое поле) можно передвигать клавишами курсора. Это намного быстрее и точнее, чем пытаться совершать манипуляции мышкой. Чтобы шаг перемещения был больше, нужно удерживать Shift, чтобы шаг был меньше (для точной подгонки), нужно удерживать Ctrl. Благодаря этим комбинациям вы потратите намного меньше времени для получения отличного результата.
Направляющие
Включите направляющие (Alt + F9).С их помощью можно наметить модульную сетку или просто решить задачу по выставлению ориентира. Объекты «липнут» к направляющим. По умолчанию выводится одна вертикальная и одна горизонтальная линии ― чтобы скопировать направляющую, нужно зажать и перетащить ее в нужное место, удерживая Ctrl.
Сценарии показа
Совершенно необязательно для каждого доклада делать отдельную презентацию. Например, можно создать максимально информативный документ, ориентированный сразу на несколько аудиторий, и разработать несколько «сценариев» показа, задав требуемую очередность вывода страниц (меню «Показ слайдов/Произвольный показ/Создать», в поле «Имя произвольного показа» задать имя «сценария», а в пункте «Слайды произвольного показа» указать нужные страницы).
Как видите, программа Microsoft PowerPoint хоть и кажется интуитивно простой и понятной за счет своей схожести с тем же Microsoft World, все же имеет ряд собственных «фишек» и лайфхаков, применяя которые вы сэкономите время и силы. Например, для того, чтобы потренироваться в ораторском мастерстве или устроить тест-драйв собственной презентации перед командой.